イントロダクション

こんにちは、横尾です。

2022年4月24日㈰に開催されたガソリンスタンドフェス「ハコバスタ」の企画運営サポートをさせて頂きましたので、プリントショップGBとしての立ち位置からプロセスと実績報告します。

まずは、イベントは無事大盛況で終えることが出来てひと安心。

地元の方々に元気を届けることができて大変嬉しく思っております。

ひとことにイベントと言いましても、大規模な音楽フェスから規模の小さなマルシェまで様々ですよね。

今回は、「ご自身が経営されているENEOSガソリンスタンド」、並びに「ガソリンスタンドの待合室で週末のみ営業されている缶詰ダイニングバーHAKOBA」の宣伝PR、並びにブランド力向上を目的としたイベントになります。

想定集客数は100人~150人で、地元マルシェを見る限り30~50人規模が標準ですので地域性を考慮すると集客規模は少し大きめですね。

イベント【ハコバスタ】の雰囲気を見てみたい方は、下記のリンクからインスタグラムをチェックしてみてください。
▼▼▼

@gasoline_hakochan

こちらの記事では、イベント【ハコバスタ】の立上げ経緯や開催当日の流れをレポートしていきます。

これからマルシェなどのイベントをやりたいと考えているかたのお役に立てる内容ですので、ぜひ最後まで読んでいただけますと幸いです。

キッカケ

冒頭を読まれて、「なんでガソリンスタンドでマルシェなの?」と感じられたかたも多いのではないでしょうか?

こちらのガソリンスタンド箱林さんは、日本初のガソリンスタンド待合室で缶詰ダイニングバー【HAKOBA】を始めちゃった一風変わった面白いガソリンスタンドなんです。

そんな箱林さんと私は同級生で、私がHAKOBAにフラッと飲みに行き意気投合したことがイベント企画発起のキッカケになります。

箱林さんはもともと面白いことを考えて実行するのが好きなタイプのかたで、

箱:「ここのガソスタでイベントやりたいねんけどー?」

横:「いいよー!」

と軽い感じで決定!!

その後、コロナの影響(まん延防止措置)でしばらくは活動できませんでしたが、解除後から準備をスタートし、開催にこぎ着けました。

それでは、実際にどうやって企画を進めていったのか?

これから順番にお話ししていきます。

イベント開催の流れ

今回のイベントで私が担当したのは、ひと言で言うと「やりたいイメージを明確化してカタチにすること」。

これって実際にやりたいことがあってもカタチにできない人がぶつかる壁なんです。

「イベントをやると言っても何から始めたらいいんだろう?」と悩んでいるかたも多いですよね?

ですので、まずはハコバスタ開催で培ったイベント開催の一連の流れを紹介します。

  1. イベント企画発起
  2. コンセプト決め
  3. 計画立案(タスク決め)
  4. 宣伝開始
  5. 出展者募集
  6. 進捗管理
  7. 開催

全体像としては、このような流れになります。

一見簡単そうに見えますが、それぞれの項目を細かく見ていくとやることは盛りだくさん!

それでは、各項目を詳しく見ていきましょう。

イベント企画発起

冒頭でも話しましたが、キッカケは軽いノリでスタートしました。

とはいえ、具体的に活動し始めるまでには時間がかかっています。

まず、ガスリンスタンドであるが故に消防法などの確認と許可が必須であること。

これは普通の会場では必要のないものですよね。

許可に関しては、さっそくオーナーに確認していただき申請書類を提出。

忘れもしない3月11日に無事に消防からの許可が下り、晴れてガソリンスタンドでのイベント開催が現実のことになりました。

許可関連のことで言いますと、イベント内容によっては保健所への確認なども必要になってきますので念頭に置いておきたいところです。

次にテーマやコンセプト、具体的に何がしたいのかを話し合います。

これに関しては、もともと感覚的に「何か面白いイベントをやりたい」という抽象的なイメージから始まっていますが、このようなフワッとしたイメージで始めてしまうとダラダラしたイベントになってしまいます。

そうならないために大切なのが、コンセプト(テーマ・ゴール)設定です。

コンセプト(テーマ・ゴール)設定

イベントをやる上で、まずはじめに決めなければいけないのはコンセプト(目標)を決めること。

これが出来ていないと、よく見かける何となく始まって何となく終わっていくというダラダラしたイベントになってしまいます。

ちなみにハコバスタのコンセプトは「ひとつでも夢を持って帰ってもらえるイベント」です。

少し抽象的ではありますが、コロナ禍の少しドンヨリした空気の世の中で来場してくれるお客さま、特に若い世代に夢を持っていただくことを目標にイベントを進めていきたいとのことです。

このコンセプトが決まれば、それに合わせて準備を進めていきます。

計画立案(タスク決め)

イベント企画に限らずですが、計画を立てることはとても大切です。

3月11日に消防からの許可が下りて開催決定し、その後イベント開催日程が2022年4月24日㈰10:00~15:00に決まりました。

わずか1か月半ほどで準備を全てこなしていき、開催しなければいけません。

慌てて準備を進めると不備や問題が起こりかねませんので、必ず計画が必要になります。

とはいえ、そんなに細かく凝った計画書が必要なわけではなく、「いつまでに何をやるのか?」と進捗状況が分かるような簡単なものです。

今回、イベント運営の計画は会場と出展者のことをオーナー、マーケティングを私のほうで担当し、共有しながら進めていきました。

今回の具体的なタスクは、

  • 出展者決め
  • 会場レイアウト決め
  • 必要部材
  • SNSマーケティング用のフライヤーなど準備
  • 各出展者のSNS紹介情報準備
  • 印刷フライヤーの準備
  • 音響設備手配
  • 宣伝・PR・マーケティング

になります。

これらのタスクに期限を設け、進捗管理をしながら進めていきます。

今回は、すべて順調に進み当日までの期間で慌てるような場面もありませんでした。

宣伝開始

WEB・SNS関係が苦手な方にとって、WEB上での宣伝はハードルが高いように感じるのかもしれません。

HAKOBAオーナーも苦戦していたようで私がSNSマーケティングのフォローをしながら進めていきました。

今回はWEB関係ではインスタグラムのみで告知を行い、その他としては印刷したフライヤーをガソリンスタンドで配ったり、協力店に置かせて頂いて拡散していきます。

印刷フライヤーに関しては、ただひたすら目につくように配りまくる訳ですが、日中経営されているガソリンスタンドのお客様に宣伝できるという圧倒的な強みを最大限に活かせたように思います。

インスタグラムの方は少しコツが要ります。

どんなコツかというと、コンテンツが必要になるという事です。例えば、投稿するには写真や画像が必要ですし、ストーリーも同様です。

SNSが苦手な人は、このコンテンツを作れずに悩んでしまうようです。

このあたりは、今回は私の方でフルサポートということで様々なコンテンツを準備したり、HAKOBAオーナーに写真を撮るように指示させてもらって対応してきました。

そして、コンテンツさえ作れればここからは圧倒的に投稿やストーリーの更新頻度を増やして行きます。

イベントに近づくにつれて徐々に露出度を上げていく事で一気にフォロワーの期待度が上がり集客に繋がります。

実際、効果は今回のSNS・WEBサイトのアクセス数に顕著に出ていましたので、この方法は間違いないやり方ですね!

イベント当日

ついにイベント当日!

これまでの成果がどのように出るのかワクワクドキドキします!!

結果からいうと大成功、集客数も期待以上でお客さん全員が楽しく過ごせているのが見て取れます。

当日は恐れていた雨が降ったのですが、そんなことはどうでもよくなるほどの賑わいです。本当に多くの方と時間を共にできて充実感のあるイベントになりました。

当日の私の仕事は、音響周りのセッティング、DJパフォーマンス、DJ体験インストラクター、古着出店、カメラマンとあれこれやる事が多く終始忙しかったですね!笑

次回からは、もう少し仕事量を抑えて全体把握に努めたいと思います。

まとめ

簡単ではありますが、イベント立上げから当日までの流れを駆け足でお話させて頂きました。

イベント企画は一見難しいように思えるかも知れませんが、マルシェのような小規模なイベントはそこまで難しいものではありません。

しかし無計画になんとなくやってしまうと、ありきたりなものになってしまいかねませんのでコンセプトだけはしっかりと決めておきましょう!

もしイベント企画したいけど、ハードルが高いようでしたらお気軽にご相談ください。

きっとお役に立てますよ(^^)

 

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